Datenschutzinformation für Bewerbende und freiwillige Community-Wegbegleitungen

Diese Datenschutzinformation gilt für das Bewerbungsverfahren, das manuell freigeschaltete sichere Bewerberpostfach, die Eignungs- und Identitätsprüfung, die Ausbildung sowie die mögliche Aufnahme als freiwillige Community-Wegbegleitung. Sie gilt getrennt von der Datenschutzerklärung für Kundinnen und Kunden des Begleittelefons.

1. Verantwortliche Stelle

Begleittelefon n. e. V.
c/o Block Services
Stuttgarter Str. 106
70736 Fellbach
Deutschland

Verein ohne Rechtspersönlichkeit · Sitz: Celle
Vertreten durch Aljoscha Mehmke und Natascha Mehmke

Telefon: 05141 5994981
E-Mail: E-Mail anzeigen

2. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Bewerbungen entgegenzunehmen und zu prüfen, ein Kennenlerngespräch durchzuführen, ein sicheres Postfach manuell bereitzustellen, Identität, Alter und persönliche Eignung zu prüfen, erforderliche Vereinbarungen abzuschließen, Ausbildung und Prüfung zu dokumentieren, eine mögliche Freigabe für den Telefondienst zu entscheiden sowie gesetzliche Ansprüche nachweisen oder abwehren zu können.

3. Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort beziehungsweise Region;
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und freiwillig angegebene Telefonnummer;
• Bewerbungsangaben: Verfügbarkeit, gewünschter Zeitumfang, Computerkenntnisse, Motivation, Umgang mit Belastungssituationen, persönliche Grenzen und interne Bearbeitungsnotizen;
• Postfachdaten: Benutzername, Passwort-Hash, Loginzeitpunkte, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Sperrstatus und Bestätigung dieser Datenschutzinformation;
• Dokumentdaten: Dokumentart, Dateiname, Dateigröße, Dateityp, Prüfsumme, Uploadzeitpunkt, verschlüsselte Datei, Prüfstatus, Prüfdatum und sachliche Prüfnotiz;
• mögliche Nachweise: Identitätsnachweis, Meldebescheinigung, erweitertes Führungszeugnis (bei Eingang des Mitgliedsantrags grundsätzlich höchstens drei Monate alt), Verschwiegenheitserklärung, WhatsApp-Einwilligung, Mitgliedsantrag, Verschwiegenheits- und Einsatzvereinbarung, Ermäßigungsnachweis und weitere ausdrücklich angeforderte Unterlagen;
• Ausbildungsdaten: absolvierte Module, Testergebnisse, Fallspiel- und Systemprüfung, Freigabeentscheidung, Nachschulungen und Auffrischungstermine;
• Sicherheitsprotokolle: Ereignisart, Zeitpunkt, pseudonymisierter IP-Hash und handelnde Rolle.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der Bewerbungs- und Auswahlunterlagen erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher beziehungsweise anbahnender Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Die sichere Organisation des Auswahlverfahrens, die Prüfung der Zuverlässigkeit, der Schutz besonders schutzbedürftiger Kundinnen und Kunden, die IT-Sicherheit und die Rechtsverteidigung beruhen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Daten aus einem erweiterten Führungszeugnis werden ausschließlich zur Eignungsprüfung für die konkret vorgesehene Tätigkeit und nach Maßgabe des § 30a BZRG verarbeitet. Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen unterliegen zusätzlich Art. 10 DSGVO. Wir dokumentieren keine einzelnen Einträge oder Aktenzeichen.

Soweit du unaufgefordert besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilst, werden diese nur verarbeitet, wenn dies für das Auswahlverfahren erforderlich ist oder du ausdrücklich eingewilligt hast, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Bitte übermittle keine Gesundheitsdaten oder Informationen über Dritte, die nicht ausdrücklich benötigt werden.

5. Manuelle Freischaltung und Pflicht zur Bereitstellung

Eine Bewerbung erzeugt keinen automatischen Postfachzugang. Das sichere Postfach wird erst nach einem Kennenlernen und einer bewussten Entscheidung dem Vereinsvorstand oder einer hierzu autorisierten prüfenden Person manuell eingerichtet. Die Nutzung des Postfachs und die Bewerbung sind freiwillig. Ohne die für Identitäts-, Eignungs-, Vertrags- und Freigabeprüfung erforderlichen Angaben und Nachweise kann jedoch keine Aufnahme in den Telefondienst erfolgen.

6. Erweiterte Führungszeugnisse und Identitätsnachweise

Das erweiterte Führungszeugnis wird von der betroffenen Person selbst beantragt und ausschließlich über das sichere Postfach zur Sichtung bereitgestellt. Ein Zugriff ist nur einer vom Vorstand festgelegten und besonders verpflichteten prüfenden Person möglich. Während des Aufnahmeverfahrens bleibt die verschlüsselte Datei erhalten, damit Identitätsangaben und weitere erforderliche Nachweise miteinander abgeglichen werden können. Wird die Person aufgenommen und ein Mitarbeiterkonto erstellt, wird das geprüfte Führungszeugnis diesem Konto als Nachweisdokument zugeordnet und bleibt dort entsprechend der erforderlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten geschützt abrufbar. Einzelne Einträge, Aktenzeichen oder sonstige Inhalte werden nicht in Prüfnotizen übernommen.

Identitätsnachweis und Meldebescheinigung werden zur Identitäts-, Alters- und gegebenenfalls Anschriftenprüfung sowie zum Abgleich mit den übrigen Aufnahmeunterlagen verwendet. Beide Dateien bleiben deshalb bis zur endgültigen Annahme und tatsächlichen Erstellung des Mitarbeiterkontos im sicheren Bewerberpostfach gespeichert. Danach werden Ausweiskopie und Meldebescheinigung automatisiert gelöscht und nicht in das Mitarbeiterkonto übernommen. Nicht erforderliche Angaben dürfen vor dem Upload geschwärzt werden, soweit der Prüfzweck dadurch nicht vereitelt wird.

7. Empfänger und Zugriffsberechtigte

Inhaltlichen Zugriff auf hochgeladene Dokumente hat ausschließlich eine vom Vorstand festgelegte und besonders verpflichtete prüfende Person. Andere Disponentinnen, Disponenten oder technische Mitarbeitende erhalten keinen Dokumentzugriff. Technisch können Daten durch den eingesetzten Hostinganbieter verarbeitet werden, soweit dies für Hosting, Speicherung, Sicherung und Wiederherstellung erforderlich ist. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn sie gesetzlich vorgeschrieben ist oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich wird.

Wenn du die WhatsApp-Einwilligung erteilst, darf deine angegebene Telefonnummer für die interne Mitarbeitendenkommunikation über den vom Begleittelefon eingesetzten WhatsApp-Business-Zugang verwendet werden. Zusätzlich darfst du mit dieser Nummer in eine interne WhatsApp-Gruppe für Mitarbeitende aufgenommen werden. In einer solchen Gruppe kann deine Telefonnummer für die anderen Gruppenmitglieder sichtbar sein; beim WhatsApp-Business-Zugang kann sie den dort zugriffsberechtigten Personen des Begleittelefons angezeigt werden. Für die technische Nutzung von WhatsApp und WhatsApp Business verarbeitet außerdem der Anbieter des Dienstes Daten nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

8. Hosting und Auftragsverarbeitung

Die Webseite und das sichere Postfach werden bei HOSTINGER INTERNATIONAL LIMITED, 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, betrieben. Der Hostinganbieter verarbeitet technische Verbindungs-, Server- und Sicherungsdaten im Rahmen der vertraglichen Leistung. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die für das konkrete Hostingpaket geltenden Speicherorte und Backupfristen sind im Kundenkonto zu dokumentieren und regelmäßig zu prüfen.

9. Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

• Übertragung ausschließlich über HTTPS;
• manuell eingerichtete, personenbezogene Postfachkonten;
• zufälliges Startpasswort und verpflichtender Passwortwechsel beim ersten Login;
• Passwort-Hashes statt Klartextpasswörtern;
• Sperre nach wiederholten Fehlversuchen;
• CSRF-Schutz und sichere Session-Cookies;
• Dateityp- und Größenprüfung;
• AES-256-GCM-Verschlüsselung der Dateien;
• Speicherung außerhalb des öffentlich erreichbaren Webverzeichnisses;
• zufällige Speichernamen und keine direkten Dateilinks;
• Einzelprüferprinzip, rollenbasierte Berechtigungsprüfung und Zugriffsprotokollierung;
• Auslieferung mit „no-store“ und ohne öffentliche Zwischenspeicherung;
• automatisierte Löschregeln und dokumentierte manuelle Sofortlöschung.

10. Speicherdauer und automatisiertes Löschkonzept

• Einreichungsfrist im sicheren Bewerberpostfach: Für die jeweils aktuell vom Bewerber zu erledigenden Pflichtunterlagen gilt ab Freischaltung beziehungsweise erneuter Anforderung grundsätzlich eine Frist von einem Kalendermonat. Bereits fristgerecht eingereichte Unterlagen gelten für diese Frist als erledigt, auch wenn die interne Prüfung durch das Begleittelefon noch läuft. Erinnerungen werden bei noch offenen Bewerberpflichten ungefähr 7 Tage, 3 Tage und 24 Stunden vor Fristende per E-Mail versendet. In den letzten 3 Tagen vor Fristende kann die Frist einmalig für die gesamte Bewerbung über „Ich brauche mehr Zeit“ um 14 Tage verlängert werden. Wird eine Unterlage zur erneuten Einreichung zurückgegeben oder später eine neue Pflichtunterlage angefordert, beginnt für diese erneut offene Bewerberhandlung eine neue Monatsfrist; eine bereits verwendete einmalige Verlängerungsmöglichkeit lebt dadurch nicht erneut auf. Läuft eine Frist ab, obwohl noch vom Bewerber zu erledigende Pflichtunterlagen fehlen, wird das Bewerbungsverfahren automatisiert beendet, die Person per E-Mail informiert und die Bewerbung einschließlich der im Bewerbungsverfahren gespeicherten Unterlagen aus dem aktiven Bewerbungssystem gelöscht;
• Ausweiskopie und Meldebescheinigung: bleiben während des laufenden Bewerbungsverfahrens gespeichert und werden erst nach endgültiger Annahme und tatsächlich erstelltem Mitarbeiterkonto automatisiert gelöscht. Eine gelöschte Datei gilt im laufenden Bewerbungsverfahren nicht mehr als erfüllter Nachweis und muss erforderlichenfalls erneut eingereicht werden;
• erweitertes Führungszeugnis, geprüfte Verschwiegenheitserklärung, geprüfte WhatsApp-Einwilligung und unterschriebener Mitgliedsantrag angenommener Personen: werden bei Erstellung des Mitarbeiterkontos diesem Konto als Nachweisdokumente zugeordnet und bleiben geschützt abrufbar, solange dies für Mitgliedschaft, Tätigkeit, gesetzliche Nachweispflichten oder Rechtsverteidigung erforderlich ist;
• zurückgezogene Bewerbung: hochgeladene Dateien spätestens nach 1 Tag(en); erforderliche Minimaldaten zur Dokumentation der Rücknahme nur bis zum Ablauf möglicher Rechtsbehelfsfristen;
• abgelehnte Bewerbung: Bewerbungsunterlagen und Dateien grundsätzlich nach 180 Tagen, sofern kein konkretes Verfahren oder Rechtsanspruch eine längere Speicherung erfordert;
• nie genutztes Postfach: Sperrung nach 90 Tagen;
• sonstige ungeprüfte Uploads: Löschung nach spätestens 180 Tagen, sofern das Verfahren nicht nachweislich fortgeführt wird;
• inaktives Postfach: Löschung verbliebener Dateien nach 180 Tagen ohne Nutzung;
• Metadaten bereits gelöschter Dokumente und Sicherheitsprotokolle: Löschung nach 365 Tagen;
• sonstige unterzeichnete Einsatzvereinbarungen angenommener Personen: für die Dauer der Tätigkeit und anschließend nur so lange, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.

Sicherungskopien des Hostings können gelöschte Daten noch für die technisch festgelegte Backup-Umlaufzeit enthalten; sie dürfen nicht für andere Zwecke verwendet und werden beim turnusmäßigen Überschreiben entfernt.

11. Protokollierung

Zur Missbrauchserkennung und Nachvollziehbarkeit werden Einrichtung, Login, Fehlversuche, Passwortwechsel, Datenschutzbestätigung, Upload, Ansicht, Statusänderung und Löschung protokolliert. IP-Adressen werden im Anwendungsprotokoll nicht im Klartext gespeichert, sondern mit einem geheimen Schlüssel gehasht. Die Protokolle werden grundsätzlich nach der oben genannten Frist gelöscht.

12. Automatisierte Abläufe und inhaltliche Entscheidungen

Eine inhaltliche Bewertung von Eignung, Ausbildung oder Aufnahme erfolgt nicht automatisiert, sondern durch hierzu autorisierte Personen des Vereins. Das sichere Bewerberpostfach führt jedoch die oben beschriebene, transparente Unterlagenfrist technisch automatisch aus. Bei Fristablauf wird keine Eignungsbewertung oder Profilbildung vorgenommen; das Verfahren wird ausschließlich deshalb geschlossen, weil die zu diesem Zeitpunkt noch vom Bewerber geschuldeten Pflichtunterlagen nicht fristgerecht eingereicht wurden.

13. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung nach Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Wenn du die Löschung eines Bewerberpostfachs oder damit zusammenhängender Daten beantragen möchtest, wende dich an Datenschutz-E-Mail anzeigen. Bitte nenne die Angaben, die erforderlich sind, damit wir dein Postfach beziehungsweise deine Bewerbung eindeutig zuordnen können.

14. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist grundsätzlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

15. Kontakt, Änderungen und Version

Datenschutzanfragen richtest du an Datenschutz-E-Mail anzeigen. Diese Information wird angepasst, wenn sich Verfahren, Dienstleister, Fristen oder Rechtsgrundlagen ändern. Bei einer wesentlichen Änderung muss die aktuelle Fassung im Postfach erneut bestätigt werden.

Stand: 1. September 2026 · Version 2026-09-01-v4

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